POINT 01

システムベンダーとの密な連携・相談、要件洗い出しによる現実的な導入計画の立案

システムベンダーへの依頼、相談
既存の電子カルテやレセコンとの連携に必要な、改修範囲・費用等の検討を早期にシステムベンダーへ依頼。システムベンダーも巻き込みながら院内の環境に合わせた運用と導入の課題を事前に洗い出しつつ、関連施設への導入検討も進めている。

導入計画
グループ医療機関(総合病院、医科診療所)それぞれの環境に合わせた導入台数やシステムの改修範囲をシステムベンダーと密に連携。一部の医科診療所では、既存システムの改修を行わずに、まずは資格確認端末の導入を進めるなど現実的な計画で導入を進めている。

POINT 02

まずは顔認証付カードリーダー1台でのテスト運用など、スモールスタートで受付業務の定着と患者様への周知を図っていく方法も

既存の受付方法との両立
総合受付や救急外来受付の２カ所にそれぞれ1台ずつ導入し、オンライン資格確認をスタート。既存の受付方法も残しながら徐々にオンライン資格確認の割合を広げていく。

業務定着に向けた職員の声掛け、サポート
業務フローを大きく変えることで職員や患者様が混乱しないよう、既存業務フローに顔認証付きカードリーダーを使った受付を追加したオペレーションでスタート。職員によるマイナンバーカード所有有無の声掛け、窓口でのオンライン資格確認のご案内や患者様への直接のサポート等、患者様への周知により、オンライン資格確認による受付業務の定着を図っている。

POINT 01

システムベンター各社がチームを組んでオンライン資格確認等システムの導入に対応

日本医師会の「MEDPost」を活用するために構築したネットワークとオンライン資格確認の連携を計画。それぞれのシステムを担当するベンダーが異なるため、各社の担当者が同席する場を設けて検討を依頼した。そこでチームを組んでくれたことで、短期間かつスムーズにオンライン資格確認等システムの導入が進んだ。

POINT 02

まずは総合受付で運用開始、将来は各外来受付での運用を目指す

まずは新館1階の総合受付に顔認証付きカードリーダーを3台設置して、運用を開始した。職員が顔認証付きカードリーダーによる受付業務に慣れた段階で、各外来の受付に設置していく予定。今後は、再診の患者様は総合受付を通らず、直接、各外来の受付窓口で資格確認ができるようにしていきたい。

POINT 01

医事課と医療情報室を中心に課題を抽出、
既存の環境を構築した実績のあるシステムベンダーに相談

システムベンターへの依頼、相談
患者サービス向上を図り、オンライン資格確認等システム導入の意義を院内で意思統一。電子カルテやレセコンなど既存システムの導入にあたったシステムベンターに相談した。顔認証付きカードリーダーも自動精算機などの導入実績のあるシステムベンダーの製品だったことから、短期間かつスムーズに導入が進んだ。

導入計画
受付業務を担当する医事課とシステム管理を担当する医療情報室を兼務する担当者を中心に、現場の課題抽出とオンライン資格確認等システム導入による業務改善の可能性を検討。院内の業務と環境を熟知したシステムベンダーに相談し、顔認証付きカードリーダーを外来棟、産婦人科病棟、救急外来の受付に3台設置することとした。

POINT 02

早期導入が報道されたことにより
医療機関への信頼が高まる一助に

早期導入したメリット
地元マスコミにニュースリリースを配信するとともに、ホームページ、YouTube、院内ポスター掲示などを活用して告知に努めた。マイナンバーカードを持参した患者を顔認証付きカードリーダーの設置カウンターに誘導し、職員が対面でサポート。こうした取り組みが報道され、地域住民の方々に同病院への信頼を高める一助ともなった。

今後の展望
即座に正確な資格確認が可能となるメリットは大きい。当面は健康保険証利用とオンライン資格確認を並行して受付業務を行っていくが、今後さらに地域住民の方々にマイナンバーカードを健康保険証として利用するメリットについて周知に努めるとともに、職員のオペレーションの効率化と業務の定着を図っていく。

POINT 03

一括照会機能を用いた事前に照会で、
受付業務を効率化

利用のコツ
受付業務開始前に予約診療の患者を事前に一括照会を行い、変更有無を確認しておくことで、受付時は変更があった患者を優先して対応できるため、作業効率化に繋がっている。

POINT 01

今の条件で実現できることからミニマムに始める

機器の設置場所や患者動線について将来像を持ちつつも、現実的に可能な範囲でまずはスタートしても、十分にメリットを実感。健康保険証情報での照会でも十分にメリットを感じ、マイナンバーカードを持参する患者が少なくても健康保険証忘れの際の代替手段として案内するくらいから始めてみる。

POINT 02

オンライン資格確認の仕組みを理解し、最大限に活用するための患者動線を刷新

北野病院は1日1,500人前後の外来患者が訪れる総合病院。事前に資格の有効性を確認できる「一括照会」の機能を活用し、患者さんの資格確認を行うタイミングや場所を一から見直し。今後はRPAも導入することで、受付業務を刷新し、オンライン資格確認の機能を最大限に活用して業務改革を推進。

POINT 01

独自のパウチを作成して、患者さんへの説明をテンプレート化

初診患者さんには必ずマイナンバーカードをお持ちかどうか確認し、マイナ保険証について案内しているが、患者さんへの説明に時間がかかってしまうことや、説明の内容がスタッフごとに若干異なってしまうことが課題だった。そこで、マイナ保険証に関する説明書をラミネート加工したパウチを独自に作成して、このパウチを患者さんに見せながら説明している。説明すべき内容がテンプレート化されたことで、必要な内容を誰でも簡単に説明できるようになり、説明に要する時間も短縮された。

POINT 02

入院が決まった患者さんに、医師からマイナンバーカードの持参を案内

入院や手術が決まった外来患者さんに対しては、医師からマイナンバーカードの利用を促している。入院に際して金銭面を心配される患者さんは多く、医師が費用について質問を受けることも多い。そこで、医師が入院費用の概算表を患者さんに見せながら、マイナンバーカードがあれば限度額適用認定証の発行手続きが不要になり、窓口での負担額が少なくて済むことを説明している。

POINT 01

電子カルテシステムの更新を契機にオンライン資格確認等システムの導入を検討

電子カルテシステムの更新を計画中、担当者からオンライン資格確認についての情報提供を受ける。その担当者とレセコンベンダーの担当者同士が親しかったこともあり、既に導入しているシステムとの連携を含めオンライン資格確認等システムの導入がスムーズに進んだ。各システムベンダー同士を繋いで、協力してもらうことが重要。

POINT 02

カードの取り忘れと車椅子の方へのサポートが課題

現状は、顔認証付きカードリーダーにマイナンバーカードを置き忘れないよう、職員が声掛けをしたり、車椅子の患者さんには、職員がカードリーダーを動かして患者さんの手が届くように対応しているため、今後は設置場所などについてさらに検討していく。

※マイナンバーカードの置き忘れ防止などの掲示物は以下のサイトよりダウンロード可能です。
URL： https://www.mhlw.go.jp/stf/index_16745.html

POINT 01

自力での導入にこだわらず、
システムベンダーや導入支援業者にサポートを依頼することも選択肢に

導入支援業者のサポート
地域基幹病院のように医療情報を担当する職員がおらず、多忙な日常診療にあたるクリニックの院長が導入を効率よく進めるには、既存の環境を構築したシステムベンダー、オンライン資格確認の導入支援業者に最初からサポートを依頼することがスムーズに導入を進めるポイント。

POINT 02

近い将来、得られるメリットに期待して早期の導入を図るのは、「先行投資」

オンライン資格確認等システム導入の先に開ける展望
導入を検討した理由は、資格過誤によるレセプト返戻防止、薬剤情報、特定健診情報の照会であったが、その先の展望として医療ITの進歩による将来的なメリットに対しても期待感を寄せている。早期から導入してさまざまな経験を積んでおいたほうが、将来的にはプラスに働くことが期待される。

POINT 03

限られた受付スペースでも効率的な構成でコンパクトに

資格確認端末と既存のモニターを共用
デスクトップ型の資格確認端末を導入し、モニターはレセプトコンピューターで利用しているものを併用。１つのモニターに切替機を接続する事で、限られた受付スペースでもコンパクトに導入できている。（切替器を利用する場合は追加設定が必要になるため、システム業者や導入支援業者へご相談ください）

POINT 01

患者さんのマイナンバーカード利用を、複数の方法で患者に周知

マイナンバーカードを持参する方のWeb予約方法を簡単にすることで、マイナンバーカード利用を推奨。院内でも、マイナンバーカードを利用するよう、集中的に声をかける期間を設けていた。半数以上の患者さんがマイナンバーカードで受診するようになった。

POINT 02

オンライン資格確認の仕組みを活用し、受付業務を改善。診察券としても利用

資格の確認や薬剤情報等の閲覧の利用だけではなく、オンライン資格確認の仕組みを活用して受付業務を刷新。積極的にマイナンバーカードの利用を周知することで、スタッフ3名で行っていた作業を1名で行えるようになった。オンライン資格確認の照会番号登録機能を用いて診察券として代用。診察券発行の運用を廃止したことで、診察券発行や電子カルテシステムとの連携などにかかっていた運用コストも浮くことに。

POINT 01

健康保険証の照会でレセプト業務を劇的に効率化

マイナンバーカードの有無に関わらず、健康保険証記号・番号でレセプトコンピューターから照会することで、有効性が即座に確認できる。また、これまでの健康保険証情報の見直し作業が削減され、スタッフの作業時間や資格過誤による対応が減ることでスタッフの心労が確実に軽減される。

POINT 02

オンライン資格確認の仕組みを活用し、受付業務を改善。診察券としても利用

オンライン資格確認等システムは継続して利用することに重要な意味がある。患者さんの薬剤情報など、今後時間をかけてデータが蓄積され、患者さんの将来において、「正しい診療」のために大きな価値を持つ。継続して利用することで蓄積されるデータ量も増え、多様な場所でマイナンバーカードを使う経験が普及していけば患者さん自身のマイナンバーカード持参の習慣にも繋がる。

POINT 01

プリントアウトした薬剤/診療情報に「他院」の情報に付箋やマーカーを付けて見逃し防止

施設内のシステム構成上、診察室の電子カルテシステムのパソコンでは薬剤/診療情報を照会できない。そこで、受付でプリントアウトした薬剤/診療情報を診察室で閲覧している。他院での処方を見逃さないために、受付で「他院あり」という付箋を貼ったり、医療機関名にマーカーで印を付けたりしている。

POINT 02

患者が言いづらい薬剤の情報も把握可能。気を配りながら診療に活用

薬剤の種類によっては、服用していることを患者が医師に伝えにくいと感じるものもある。薬剤/診療情報を閲覧できれば、患者が話してくれなくても服薬状況を把握でき、重複処方の防止や副作用の確認につなげられる。ただし、情報提供の同意をしたことで、必要以上に深掘りされることに抵抗感を持たれる患者さんもいるため、患者に配慮したうえで診療に活かす必要がある。

POINT 03

薬剤/診療情報を事前に閲覧し、診療時や処方時に積極活用。電子処方箋など今後の機能拡張にも期待

特定健診情報の閲覧によって、患者の状態をデータにて経時的な変動を把握できるため、患者への問診や指導のきっかけにすることができる。例えば、体重やBMIが大きく下がっていたら、何らかのエピソードがなかったか質問する。血圧が上昇していたら、自宅での血圧測定・記録を促す。

POINT 01

オンライン資格確認等コールセンターといった問い合わせ窓口をフル活用

疑問が生じたときやトラブルが発生したときなど、導入の過程でオンライン資格確認等コールセンターに複数回問い合わせを行った。何か困ったときの相談先があることで安心感が得られた。その場ですぐ解決できない問題に対しては、内容に応じて適切な相談先を教えてもらうことができ、最終的な解決につながった。

POINT 02

自院のシステムとの連携が可能かどうか、事前にシステム業者に確認を

当初、依頼しようと考えていたシステム業者は、当院の医療システムとの連携ができないとのことだった。自院のシステムとの連携が可能かどうか、システム業者に事前に確認が必要。日頃からお世話になっていて、院内のシステムを理解している業者がいるなら、オンライン資格確認の導入も、そこに依頼するのが確実だと思われる。

POINT 01

マイナ保険証の利用を前提とした声かけと受付でのサポートで、スムーズな利用を推進

受付で「健康保険証はお持ちですか」ではなく、「マイナンバーカードはお持ちですか」と、マイナ保険証を前提とした声かけを行っている。また、顔認証付きカードリーダーの使い方がわからない患者に対しては、受付のスタッフが使い方を個別に案内している。その結果、8割ほどの方が、2回目以降は案内なしでも顔認証付きカードリーダーを使用できるようになった。

POINT 02

マイナ保険証によって負担額が減ることを積極的に案内

マイナ保険証を使うと患者の負担額が少なくなることをまとめたポスターを院内に掲示、Webサイトでも案内している。少額であっても、説明なしに患者の負担が増えることがないように心がけている。実際、負担額の案内を見て、「負担額が少なくなるなら」とマイナ保険証を利用する方も。

POINT 03

どのような情報が閲覧できるのか共有し、個人情報に対する不安を払拭

診療/薬剤情報・特定健診等情報の閲覧に際しては、どのような情報が見られるのかわからないために同意することに戸惑いや不安を感じる患者もいる。そのような方に対しては、診察室で実際の画面を見せながら、どのような情報が閲覧できるようになるのか説明して、不安の払拭に努めている。

POINT 01

技術的な問題は、すべてシステムベンダーにおまかせでOK

ネットワーク接続の設定や、オンライン資格確認システムと既存システムとの連携など、機械に詳しくないと難しい事柄もあり、技術面はすべてシステムベンダーに対応してもらえば大丈夫。そうすることで、導入の手間やコストを上回るメリットが得られる。

POINT 02

顔認証付きカードリーダーの設置場所によって患者様のサポートを強化

「機械に触りたくない」と尻込みする患者様も中にはいらっしゃるため、受付のすぐ横にカードリーダーを設置。お困りの患者様に対して、受付担当がカウンター越しにすぐ手助けができるように配慮した。

POINT 01

自院の方針を明確にしたうえで、システムベンダーと綿密なコミュニケーションを

システムに関する自院の方針を明確にすることが、システムベンダーの選定においてもスムーズなシステム導入においても重要となる。システムベンダーとはこまめにやり取りを重ねて、自院の希望をはっきり伝えておくことがポイント。

POINT 02

入力作業の効率化はマイナンバーカードだけでなく健康保険証での照会でも実感

マイナンバーカードを持参していない患者さんにおいても、健康保険証の情報を用いてオンライン資格確認を実施。健康保険証の記号番号や生年月日を入力するだけでも名前・住所が連携されるため、新患登録での入力の手間や誤りが削減でき、作業効率化につながっている。

POINT 01

健康保険証による照会も積極活用し、レセプト返戻がゼロに

マイナンバーカードはもちろん、健康保険証を使った資格確認も積極的に活用。オンライン資格確認導入後はレセプト返戻がゼロになり、事務スタッフの負担が大幅に軽減された。

POINT 02

あらゆる方法で患者さんは効果的な周知

待合室にポスターを掲示するとともに、患者配布用のリーフレットを設置することでマイナンバーカードが利用できることを告知。さらに治療前の待ち時間を有効活用し、患者向けの治療方法を説明するモニターに独自制作したスライド投影や、医院のホームページにおいても大々的に告知も実施。

POINT 01

マイナンバーカードのメリットを総合的に周知

受付で患者さんへの声かけを積極的に実施し、マイナンバーカードが健康保険証として利用できることを案内。マイナンバーカードを持っていない患者さんに対しては、「健康保険証として使える」という点だけでなく、マイナポータルに記載されているようなその他のメリットも併せて案内することで、マイナンバーカード自体の普及啓発を通して健康保険証利用を促進している。

POINT 02

運用後もポータルサイト等の情報を活用して不安解消

運用していて困った場合は、オンライン資格確認のポータルサイトのサポート情報を参照すれば、わからないことはすぐに調べられ、電話での問い合わせも活用することで運用中の不安も解消している。

POINT 01

システム業者とコミュニケーションしながら、必要な作業をおまかせ

オンライン資格確認の導入を決めた段階で、システム業者に相談し、すべてのプロセスを依頼。院内の配線やシステムの設定状況などを把握しているシステム業者にすべて任せることで、スムーズな導入につながった。

POINT 02

オンライン資格確認が「最先端の歯科医院」というイメージにつながる

もともと診察券アプリの導入などデジタル化を進めていたが、さらにオンライン資格確認を導入したことで、患者から「いつも新しいことに取り組んでいる歯科医院」という印象を持たれるように。同時に、新しいことに前向きに取り組んでいるという印象を抱かれるようで、オンライン資格確認が全般的なイメージアップにつながっている。

POINT 01

過去に依頼したシステムベンダーを頼って

過去にレセコン等のシステム導入を依頼したシステムベンダーがいれば、オンライン資格確認等システム導入も同じベンダーに相談するのがおすすめ。システム次第ではあるが、既存のシステムとオンライン資格確認等システムを連携・一元化できると利便性が高まる。

POINT 02

顔認証付きカードリーダーの設置場所は、薬局内全体の導線を考慮して決める

導線設計時は、薬局内での処方箋の動きを最短にすることが最大のポイント。カードリーダーの最適な設置場所がおのずと見えてくる。患者側の導線が複雑にならないことも重要だが、スタッフ側の導線も併せて改善できれば、大きく業務の効率化が図れる。

POINT 01

導入予定のシステムと併せてシステムベンダーに相談したことで、システムベンダーとのコミュニケーションがスムーズに

電子薬歴と同じタイミングでオンライン資格確認等システムを導入する流れとなったため、1社のシステムベンダーに両方導入してもらうことに。同じシステムベンダーに相談したことで、関係性が構築された状態でスムーズに導入できた。

POINT 02

オンライン資格確認等システムの端末の設置場所に困ることも。事前に確保しておくことがポイント。

顔認証付きカードリーダーに加えて、パソコンを1台設置することも考慮しておく必要がある。薬局の場合、受付周辺のスペースが狭いことが多いため、設置場所に困る可能性が考えられる。どこに設置するか、事前に検討して確保しておくとよい。

POINT 03

処方箋に記載の資格情報のチェックから
新規患者の資格情報の照合に活用

新規患者においては処方箋に記載の記号番号を用いてオンライン資格確認をすることで、患者の資格情報を照合。オンライン資格確認を用いて有効な資格情報を確認することで、処方箋の記載ミスを未然に防ぐことができている。

POINT 01

ワーキンググループを組成し、協力会社とも連携して課題解決を図る

全店舗（394店舗）へ円滑且つ早期導入に向けて、社内の各部署を横断するワーキンググループを結成。マニュアルやQ&Aを作成するとともに、現場から挙がってくる課題に対しても社内で情報交換する体制を構築しながら臨機応変に対応していった。現場にとってわかりにくいと判明した課題に関しては、解説用の動画を独自配信するといった工夫も行い、現場の習熟度を上げる改善を実施。
ハードウェアやネットワークなどのテクニカルな面に関してはシステム業者やレセプトコンピューター会社らとの定期的な連携の場を設け、早期解決に向けた対応を実施。

POINT 02

コンパクトなパソコンを採用し、限られたスペースでの設置を工夫

薬局受付カウンターや作業台のスペースが限られているため、設置する資格確認用のパソコンは小さいものを採用したことで、作業台のスペースを狭めることなく省スペース化を実現。

POINT 01

患者さんへの地道なお声がけをスタッフ全員で徹底

処方箋を持ってきた患者さん全員に「マイナンバーカードはお持ちですか？」と伺うように、スタッフ全員で徹底。スタッフ全員に習慣化できてから、3カ月ほどでマイナンバーカードを持参する患者さんが明らかに増えた。マイナポイントなどのメリットもあわせて伝えることで、持参率をさらに高めている。

POINT 02

使用範囲を明確に伝えることで、個人情報利用に対する不安を軽減

マイナンバーカードの持参を促す中で、マイナンバーカードを使用することで個人情報をすべて見られてしまうのではないかと心配する患者さんもいる。「保険資格の確認をさせてもらうだけです」といった使用範囲をはっきり伝え、不安を少しでも取り除けるよう働きかけている。

POINT 01

本社から各店舗に対して、オンライン資格確認の運用を支援する取り組みを実施

オンライン資格確認の開始にあたり、マイナンバーカードの持参確認を盛り込んだ業務手順書の配布や各店舗で掲載するための掲載ポスターの提供といった準備を本社側で進めた。また、診療/薬剤情報の活用を促進するために、全店舗に対して、具体的なユースケースやメリットに関するアンケートを実施。結果を各店舗に共有することで、診療/薬剤情報が非常に重要かつ便利であることを薬剤師に周知した。

POINT 02

患者さんの不安や疑問を解消するために、店舗スタッフが個別にご案内

顔認証付きカードリーダーの使い方が分からない患者さんに対しては、スタッフが1つ1つの手順を説明しながら丁寧にご案内。一度しっかりご案内すれば、次回以降はご自身で受付できる患者さんが多い。また、薬局でマイナンバーカードを出すことに不安や疑問を抱く患者さんには、診療/薬剤情報が閲覧できるメリットや、薬局では24時間ししか情報閲覧できないことを伝え、不安の解消に努めている。