歯科診療所
システム業者と積極的にコミュニケーションを行い、
スムーズな導入を実現。
デジタル化の推進が患者からのイメージアップにつながる
くるみ歯科こども歯科 愛知県長久手市
くるみ歯科こども歯科は、大人も子どもも通いたくなるような歯科医院を目指して、2019年10月に開業。多くの患者さんが家族ぐるみで通院されています。診察券アプリの導入など、デジタル化も積極的に進めています。
オンライン資格確認を導入した理由
もともと当院では、診察券アプリの導入や、カルテの電子化、業務でのペーパーレス化など、少しずつデジタル化を進めてきました。時代の流れとして、今後ますますデジタル化が進むことは間違いありません。今は高齢の方でもスマートフォンをお持ちの方が多く、大部分の方が診察券アプリを使ってスムーズに受付してくださっています。また、業務をできるだけ効率化することで、医療機関として接遇の時間により多くを割けるようにしていきたい、というのも理由の一つです。
オンライン資格確認も、国の方針であることはもちろんですが、時代の流れに沿った取り組みですし、受付業務の効率化にもつながると考え、導入を決めました。初期投資はあるものの、補助金も頂けるとのことで、運用も含めて損することはないと思いました。
理事長の竹中純子先生。
オンライン資格確認導入までの流れ
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アカウント登録する
導入を決めてからどのように手続きを進めたのか、お聞かせください。厚生労働省から届いた周知物などを見て、最初に必要となる医療機関等向け総合ポータルサイトのアカウント登録をまずは行いました。
同じタイミングで、開院当初からお世話になっているシステム業者に、オンライン資格確認を導入したいと相談しました。回線の敷設や各種申請の支援など、必要な作業をまとめて引き受けていただけるとのことでしたので、その後の進め方はすべてシステム業者におまかせしながら進めました。 -
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顔認証付きカードリーダー申し込み
アカウント登録後は、顔認証付きカードリーダーの申し込みが必要ですが、どのように製品を選びましたか？製品を選ぶ上でどれが良いのかわからなかったので、システム業者に相談し、どの機種でも対応できるということでしたが、サイズ感や他の医療機関等の導入傾向などのアドバイスをもらい、勧めていただいたものを申し込みました。
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オンライン資格確認の導入・運用準備
システム業者による導入作業はスムーズに終わりましたか？発注などシステム業者には早い段階（「00アカウント登録する」のステップ）から相談して進めていました。
実際の導入も、顔認証付きカードリーダーを受け取り後まもなく担当の方が来院され、診療時間中に半日ほど作業をしていただき、こちらの業務に支障が出ることもなくスムーズに終了しました。いつもお世話になっているシステム業者ということもあり、当院内の配線やシステムの設定状況などを把握していたので、機器の設置場所なども、こちらから指定することなく、すべておまかせしました。オンライン資格確認の導入作業を既に何件も実績があったようで、システム業者が慣れていたことも、スムーズに作業が進んだ要因だと思います。
配線や機器類は顔認証付きカードリーダーの近くの受付の下にまとめて設置。
対応すべき手続きで、大変なことはありましたか？最初のアカウント登録時に私個人のメールアドレスを登録した結果、オンライン資格確認関連のメールがすべて私個人に送られてくることになりました。しかし、導入に関わる事務作業はすべて受付スタッフに任せていたこともあって、どれが重要なメールなのか私には判断がつかなかったんです。受付スタッフから「こういうメールは来ていませんか？」と聞かれて慌ててメールを検索する、ということがたびたびありました。院内の担当者が確実に見られるメールアドレスを登録しておくとよいですね。
実際の手続き自体は、担当者が医療機関等向け総合ポータルサイトに記載されていることや周知物に記載されている通りに対応して、特に問題なく進められたと聞いています。電子証明書の通知や利用申請後に発行されるオンライン資格確認等システムユーザ設定情報など、さまざまな書類が届きましたが、設定作業時に必要になったときにシステム業者から確認があったので、そのタイミングで適宜提示していました。そういった書類を入手した際は、まとめて保管しておくと良いと思います。
電子証明書発行通知書やオンライン資格確認等システムユーザ設定情報といった書類をシステム業者の設定作業時にまとめて準備しておくと、導入がスムーズに進みます。
運用準備はどのようなことをしましたか？特にこれといった操作の確認や練習とかはほとんどせず、まずは使ってみながら慣れていくようにしていきました。いきなり全ての機能を使いこなせるようになる状態にするというより、まずはできることから少しずつ使ってみることで、そんなに難しくないことだとより感じられる気がします。
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運用開始
導入後の運用はいかがでしょうか。システムに慣れるのに時間はかかりましたか？そこまで複雑な操作はなかったのもあり、比較的すんなり慣れました。わからないことはシステム業者に問い合わせて教えてもらいました。システム業者がいつもきめ細かくサポートしてくれるので、「わからなかったら電話すればいい」という安心感があります。
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完了
オンライン資格確認のメリットと活用について
診察券アプリなどのデジタル化を進めてきた中でオンライン資格確認を導入したこともあり、「先生のところはいつも最新のものを取り入れているね」と患者さんに言っていただいています。オンライン資格確認を導入したことが結果的に、新しいことに前向きに取り組んでいるというような印象を抱かれるようで、当院全体のイメージアップにつながっています。
現在は主に保険資格の確認のために使用しています。マイナンバーカードを持参される方はまだ多くないのですが、健康保険証を使用する場合でも十分にメリットは大きいですね。患者さんが古い健康保険証を持ってきてしまうこともありますので、オンライン資格確認で資格喪失などがすぐにわかるのはとても助かります。入力のミスも減りましたし、ミスがないか確認するための時間も大きく短縮されました。レセプトの返戻も１〜２割減りました。
また、薬剤情報を閲覧できると、薬の飲み合わせや、他の医療機関で出ているから出さなくていい薬などを判断できます。おくすり手帳にはすべての情報が書かれていない可能性もありますので、確実な情報が得られると便利です。こうしたメリットのためにも、今後は「マイナンバーカードが使える」ということをもっとアピールしていきたいですね。
オンライン資格確認に限りませんが、デジタル化のメリットの１つは、誰がやってもミスなく同じクオリティの仕事ができることだと思っています。たしかに、新しいシステムを導入するときは少し大変かもしれません。しかし、長い目で考えると、仕事の効率が上がって費用対効果が高くなるはずなので、経営面でも好ましいことです。デジタル化できる仕事はデジタル化して、患者さんと話をしたり、医療の質を高めたり、人間にしかできない重要な仕事に時間を使いたいと考えています。とはいえ、一気に変化を起こそうとすると、スタッフも患者さんも混乱してしまうでしょう。まずはオンライン資格確認を導入してみて、あとはできることから少しずつ進めていくのがよいのではないでしょうか。
竹中先生と受付スタッフの佐々木琴子さん。
くるみ歯科こども歯科
〒480-1135 愛知県長久手市下山3-1
TEL：0561-56-4182
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CASE.01
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CASE.02
オンライン資格確認等コールセンターなどの問い合わせ窓口を活用し、スムーズに導入完了。レセプト返戻や未収金がなくなり、受付スタッフの負担が大きく軽減。
中西整形外科 愛知県岡崎市 (2022年12月掲載)
中西整形外科は2007年の開院以来、整形外科の総合クリニックとして幅広い疾患に対応しています。デイケアやデイサービス施設を併設しており、訪問リハビリテーションも提供。医療と介護の両方の視点で、地域医療に貢献しています。
